A Universidade Federal do Rio Grande (FURG) anunciou medidas significativas para garantir a eficaz gestão, acesso e preservação de documentos produzidos ou recebidos pela instituição em decorrência de suas atividades. As iniciativas, divulgadas recentemente nas resoluções CONSUN/FURG nº 16, de 22 de setembro de 2023, e COEPEA/FURG nº 106, de 15 de setembro de 2023, estabelecem a Política Arquivística e o Sistema de Arquivos da FURG (SIARQ/FURG), respectivamente.
Política Arquivística da FURG: Objetivos e Diretrizes
A nova Política Arquivística da FURG tem como principais objetivos:
- Atender à legislação vigente.
- Aplicar princípios da Administração Pública na gestão, preservação e acesso a documentos.
- Garantir o acesso a documentos, dados e informações conforme a Lei de Acesso à Informação (LAI).
- Promover a proteção de dados pessoais em documentos, dados e informações de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
- Implementar a gestão documental em todos os âmbitos da universidade.
- Subsidiar a implementação do Sistema de Arquivos da FURG (SIARQ/FURG).
- Garantir a recuperação e o acesso aos documentos de arquivo e às suas informações.
- Contribuir com a preservação da memória institucional e salvaguarda do patrimônio documental da Universidade.
As diretrizes da Gestão de Documentos na FURG incluem:
- Garantir a autenticidade, confiabilidade e acessibilidade dos documentos.
- Assegurar a classificação arquivística e descrição de documentos para torná-los recuperáveis.
- Observar prazos de guarda e destinação final de documentos.
- Eliminação controlada, conduzida pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da FURG (CPAD/FURG).
- Práticas sustentáveis no descarte de documentos.
Sistema de Arquivos da FURG (SIARQ/FURG): Diretrizes e Estrutura
O SIARQ/FURG, integrado por:
- Coordenação de Arquivo Geral da FURG.
- Órgãos setoriais (unidades administrativas e acadêmicas).
- Órgãos especiais (CPAD/FURG e CGTI).
O SIARQ/FURG tem como diretrizes:
- Colaborar na implantação da política arquivística da FURG.
- Promover a gestão e preservação de documentos, fomentando a cultura de transparência.
- Observar a legislação e recomendações técnicas para o ciclo de vida dos documentos.
- Oferecer assessoria arquivística para os servidores da FURG.
- Apoiar a interface com os arquivos das unidades da FURG, visando atividades de produção, classificação, avaliação, descrição, aquisição, difusão e preservação de documentos.
Com essas medidas, a FURG demonstra seu compromisso com a gestão documental eficaz, a conformidade legal e a preservação da memória institucional, beneficiando toda a comunidade acadêmica e a sociedade em geral.